我去年入職這家公司，今年的三月份開(kāi)始負(fù)責(zé)人力資源部。著手工作遇到的第一個(gè)挑戰(zhàn)，就是工資出錯(cuò)太多，員工意見(jiàn)很大。做過(guò)工資的人都知道，算工資是件很簡(jiǎn)單又繁瑣的事，要把工作做到百分百準(zhǔn)確，很不容易，尤其是沒(méi)有系統(tǒng)作為支撐人數(shù)又很多異動(dòng)情況又很復(fù)雜的情況下，而如果核算工資的人本身沒(méi)有財(cái)務(wù)，人事或者行政背景，對(duì)數(shù)據(jù)也不敏感，那就更麻煩了。現(xiàn)在我面臨的就是這樣的局面，負(fù)責(zé)工資的小華(他當(dāng)然不叫小華)從前是做系統(tǒng)運(yùn)維的，很勤勉也很努力，他幾乎把整個(gè)月的時(shí)間都花在了算工資上，并開(kāi)發(fā)了一套他自己的工資報(bào)表，他認(rèn)為這套報(bào)表能夠準(zhǔn)確的核算出工資，但結(jié)果并不理想，這也讓他很郁悶。
HR看過(guò)來(lái) 五步解決工資問(wèn)題
HR看過(guò)來(lái) 五步解決工資問(wèn)題
因?yàn)椴恢朗悄男﹩?wèn)題導(dǎo)致了這一結(jié)果，在跟進(jìn)解決工資問(wèn)題上，我采用的步驟是這樣的：
首先，熟悉原有的工資報(bào)表，了解它的結(jié)構(gòu)以及勾稽關(guān)系。
通過(guò)對(duì)過(guò)去幾個(gè)月的工資報(bào)表進(jìn)行分析，我大概知道了小華的核算思路。我總結(jié)他的思路是這樣：每個(gè)月由他來(lái)統(tǒng)計(jì)所有的異動(dòng)數(shù)據(jù)，每個(gè)異動(dòng)數(shù)據(jù)單獨(dú)編在工資表的附件(工資備忘錄)里，做工資的時(shí)候去查這個(gè)附件，根據(jù)附件的數(shù)據(jù)直接把核算值落到工資表中。這個(gè)思路有兩個(gè)問(wèn)題，其一：第一手的異動(dòng)數(shù)據(jù)并不完全在他手里，由他來(lái)統(tǒng)計(jì)經(jīng)常出現(xiàn)漏統(tǒng)情況，其二，統(tǒng)計(jì)出來(lái)的異動(dòng)數(shù)據(jù)折合出的工資數(shù)在遷入工資表時(shí)，無(wú)法做驗(yàn)證;其三、當(dāng)月的異動(dòng)數(shù)據(jù)次月哪些需要?jiǎng)h除哪些需要保留，沒(méi)有做清晰的記錄。
其次，審核過(guò)去幾個(gè)月的工資表，加上hr369.com員工的反饋，就出現(xiàn)的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)和當(dāng)事人探討，詢問(wèn)原因。
這樣做是非常有必要的，在長(zhǎng)達(dá)兩個(gè)月的時(shí)間里，我和小華一起分析了數(shù)十個(gè)做錯(cuò)的數(shù)據(jù)，最后我們得出兩個(gè)結(jié)論：其一，對(duì)于已統(tǒng)計(jì)出的各種異動(dòng)，工資采用何種算法，他沒(méi)有清晰的認(rèn)識(shí)，比如說(shuō)，一個(gè)當(dāng)月轉(zhuǎn)正的人績(jī)效工資應(yīng)該怎么算，基本工資應(yīng)該怎么算，他了解的并不透徹，當(dāng)然這并非是他一個(gè)人的原因，公司一直沒(méi)有這方面的規(guī)定，所以只能憑著感覺(jué)算。其二，他本身薪酬方面的知識(shí)不夠，對(duì)數(shù)據(jù)的含義沒(méi)有深刻的認(rèn)識(shí)，換言之，他對(duì)工資不敏感，看不到數(shù)據(jù)背后的薪酬含義(對(duì)于這一點(diǎn)，舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，一個(gè)對(duì)工資數(shù)據(jù)敏感的人，看到基本工資里出現(xiàn)了781或者629這樣的數(shù)據(jù)，他就應(yīng)該立刻想到，這里一定發(fā)生了某種異動(dòng)，因?yàn)?或者9這種值，是較少會(huì)出現(xiàn)在標(biāo)準(zhǔn)工資的尾端的，對(duì)于這一點(diǎn)，各位也可以回查自己的工資看下。這是一個(gè)有趣的現(xiàn)象，其產(chǎn)生有另外的原因，它跟薪酬體系的設(shè)計(jì)有關(guān)，將來(lái)有機(jī)會(huì)再分享我的心得。)
得出這兩個(gè)結(jié)論的過(guò)程對(duì)我和他都是一個(gè)磨練意志的過(guò)程，因?yàn)閱?wèn)題太多了而且基本都集中在他身上，又沒(méi)有其他的書面資料可以參考(所有的算法都在他腦子里)，這使得每一次問(wèn)題的研究都變成了質(zhì)證甚至審判，我不停的問(wèn)，為什么會(huì)錯(cuò)?為什么要這么算?同樣的異動(dòng)情況上次你用的算法是a這次為什么用了b?你的依據(jù)是什么?沒(méi)有依據(jù)你為什么要這么做?你是上帝嗎?你憑什么決定別人的工資是m不是n?有一度我?guī)缀醮輾Я怂淖孕藕妥饑?yán)，我也因?yàn)榭吹揭粋€(gè)蓬勃積極的人變得萎靡不振而懷疑自己是不是做錯(cuò)，尤其我還是空降的管理人員，對(duì)情況也還不了解。我為此向?qū)熣髑笠庖?jiàn)，導(dǎo)師告訴我，解決問(wèn)題的先決條件是找到問(wèn)題產(chǎn)生的根源，當(dāng)根源在人的身上時(shí)，這會(huì)變成一個(gè)很復(fù)雜的過(guò)程，但是，要達(dá)成一致意見(jiàn)才能行動(dòng)，在向一致意見(jiàn)靠攏的過(guò)程中，則要始終秉著一顆良善的心，并抱定解決問(wèn)題而不是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的初衷。這一建議，我如實(shí)寫在這里，也分享給那些正在經(jīng)歷著我或小華角色的人。
這兩個(gè)步驟做完以后，對(duì)工資問(wèn)題的分析基本已經(jīng)做完了。
接下來(lái)我開(kāi)始設(shè)計(jì)報(bào)表。
我的設(shè)計(jì)邏輯是：先用一張異動(dòng)表，把當(dāng)月所有的異動(dòng)情況全部統(tǒng)計(jì)入內(nèi)，并在異動(dòng)表內(nèi)核算出對(duì)應(yīng)的工資額，做工資的時(shí)候，只需要把異動(dòng)表內(nèi)各張sheet的異動(dòng)額逐一遷入工資表內(nèi)，并在每個(gè)遷入值處做好備注，說(shuō)明異動(dòng)原因，就可以了。只要當(dāng)月的異動(dòng)情況我統(tǒng)計(jì)全了，核算也正確，遷入過(guò)程無(wú)誤，就可以確保工資表是準(zhǔn)確的。每月的異動(dòng)雖然情況多，但分?jǐn)偟蕉鄰埍砝锏臅r(shí)候，數(shù)量就小了，這個(gè)時(shí)候只要我把算法控制好，出錯(cuò)的幾率就很小，而為了監(jiān)控遷入過(guò)程，確保遷入數(shù)據(jù)和異動(dòng)數(shù)據(jù)一致，我單獨(dú)做了一個(gè)驗(yàn)證算法模型，規(guī)范我認(rèn)為可能出錯(cuò)的每一個(gè)遷入動(dòng)作。
我先做了一個(gè)異動(dòng)統(tǒng)計(jì)表，專門用來(lái)統(tǒng)計(jì)各種各樣的異動(dòng)數(shù)據(jù)，每種異動(dòng)一張sheet，整個(gè)異動(dòng)表有22張sheet，統(tǒng)計(jì)了目前既存的22種異動(dòng)類型(比如入職，離職，轉(zhuǎn)正，調(diào)崗，調(diào)薪，五險(xiǎn)，兩金，個(gè)稅，工會(huì)費(fèi)等)，我規(guī)定以后出現(xiàn)新增的異動(dòng)類型，就在后邊繼續(xù)增開(kāi)sheet。
在設(shè)定每張sheet的字段時(shí)，只取和工資核算有關(guān)的數(shù)據(jù)，其他的一概不取，比如入職，有部門，時(shí)間，姓名，入職日期，試用期工資就可以了，其他的不用。因?yàn)檎麖埍砦ㄒ坏挠猛揪褪呛怂愎べY，和這一用途無(wú)關(guān)的其他信息都不需要錄入。整個(gè)異動(dòng)表按月排列，最近一個(gè)月的異動(dòng)表的有之前所有月份的異動(dòng)數(shù)據(jù)，以便于查找。當(dāng)月存在該遷入的數(shù)據(jù)事后發(fā)現(xiàn)未遷入的，就用紅色字體標(biāo)注在當(dāng)月最末下月起始點(diǎn)處，便于下月發(fā)現(xiàn)。
所有異動(dòng)對(duì)工資的影響，都在異動(dòng)表里先算出來(lái)，并匯總出總數(shù)。我把各項(xiàng)異動(dòng)類型對(duì)應(yīng)的算法設(shè)計(jì)出來(lái)，并固定好，薪酬專員只需要輸入具體的值(比如在職工作日，工資標(biāo)準(zhǔn)數(shù))，就可以自動(dòng)算出結(jié)果。
在異動(dòng)表數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)上，也不再是做薪酬的人全部統(tǒng)計(jì)，而由異動(dòng)數(shù)據(jù)產(chǎn)生的第一責(zé)任人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)(舉個(gè)例子說(shuō)就是入離職的數(shù)據(jù)由辦理入職的人提供，轉(zhuǎn)正的數(shù)據(jù)由負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)正工作的人提供)，在月底統(tǒng)一匯總給薪酬專員，這樣的分工我認(rèn)為更合理，它能使數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度提高。實(shí)際情況也確實(shí)如此。
然后我改進(jìn)工資表。
因?yàn)閹讉€(gè)下屬控股的子公司和總公司人員是交叉在一起的，工資數(shù)據(jù)也要由部門統(tǒng)一做，從前的做法是每個(gè)公司工資表都單獨(dú)做，完了以后再匯總成總表，總表和各公司分表都需要審核，且保持一致，并送不同部門，之前經(jīng)常出現(xiàn)工資總表和各子公司分表數(shù)據(jù)不一致的情況。現(xiàn)在我將這一邏輯改正過(guò)來(lái)，變成先做總表，再做分表，我規(guī)定只有總表和異動(dòng)表數(shù)據(jù)做了完全遷入且驗(yàn)證無(wú)誤以后，才能拆表形成分表，如果總表數(shù)據(jù)出現(xiàn)紕漏，必須重新拆表，不能在已拆的分表里邊改。為使拆分過(guò)程快速，我在總表增設(shè)了一個(gè)公司字段，用于篩選拆表。
此外，為了確保上月的異動(dòng)數(shù)據(jù)在下月能被有效的處理(清除或者保留)，我規(guī)定工資表內(nèi)所有遷入的異動(dòng)值都必須要有備注，寫清楚產(chǎn)生原因以及標(biāo)準(zhǔn)值應(yīng)該是多少，下月做工資的時(shí)候，先清理上月工資表所有備注，把備注清理完(驗(yàn)證模型也會(huì)監(jiān)控清理過(guò)程，確保清理無(wú)誤)，才能遷入新數(shù)據(jù)。
把這兩張表做出來(lái)以后，我試算了兩個(gè)月，并不斷改進(jìn)。通過(guò)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臄?shù)據(jù)比對(duì)和返查，工資數(shù)據(jù)質(zhì)量明顯提高了，出錯(cuò)率大幅降低。第二季度的滿意度調(diào)查，從前對(duì)工資核算的抱怨沒(méi)有再出現(xiàn)。
這個(gè)時(shí)候，我開(kāi)始考慮下一個(gè)問(wèn)題：找誰(shuí)來(lái)接手，以及如何保證工資的質(zhì)量不會(huì)因?yàn)槲肄D(zhuǎn)交出去了而降低?
從性質(zhì)上來(lái)說(shuō)，改進(jìn)工資表和設(shè)計(jì)異動(dòng)表，都是技術(shù)領(lǐng)域的活兒，現(xiàn)在要考慮的是管理領(lǐng)域的工作，即：如何選擇以及培養(yǎng)工資表的接班人。這一步如果行的不好，工資就會(huì)變成一個(gè)交不出去的工作。
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